[3日目] 明日からすぐに役立つ!? Cerevo流事務系十箇条

kitayamayuji kitayamayuji

TechBlogをご覧のみなさん、こんばんは。
製販・物流・海外営業中心にオペレーションを見てます、COOの北山です。

先般、ネット上や週刊誌で某企業の鬼十則が話題になっておりましたが、皆さん読まれましたか。 『あり、昭和の古い時代の話ではあるものの、思ったよりマイルドだし、うなづける部分もあるやんw』 って思った私は古い人間なのかもしれません。いずれにせよ精神論というか、むっちゃ大枠の意識的なことはなかなか明日から、はい、そうですか、即実行!という話にはしづらいですよね……

そこでアドベントカレンダー3日目は、メーカー事務系で30年近く働いてきた私なりに考える、それなりに世俗な事務系の働き方十箇条を簡単にまとめてみました。Cerevoならではの独特な文化な面もあるので、あるある!って、笑ってもらえたり一部でも参考にしていただければ幸いです。

Cerevo流事務系十箇条

1.仕事できる、忙しいヤツに聞け

物事を進める時、適切に情報を集めるにも動き方を考えるにも、先ずその組織の中で一番忙しいKeyPersonに迷わず突撃!が結局一番早い、というセオリーですw その方に情報は集まってますし、ノウハウ量は半端ないのが通例なので。そういう方は基本近づくなオーラを出していますが、これにひるんでるうちはいつまで経っても仕事のできる人間にはなれません。その方と適切なコミュニケーションがとれるようになる事自体が自分の成長を促してくれます。
 
 

2.後ろに人が控える案件は、Priorityを上げて、先に動かす

マルチタスクをこなしていくのは事務系中級への最初のステップではありますが、その際Priorityを整理して臨むのは大事なことです。そのタスクを自分だけで完了できるものと、後ろに自分が完了したタスクによって次の仕事を受け継ぐものがあるタスクをきっちり分離するのを心がけるのは特に大切なことです。Teamで仕事する事の方が多いので、そのような後ろに人が控えるタスクのPriorityを1、2段あげるだけで、TeamのOutput Speedは早まりますし、自分自身の周囲からの評価も高まる事につながりやすいです。 余程の超重要案件でも抱えて無い限り、次の人にボールを投げる必要があるタスクはボールを一旦投げ切っちゃうのがコツです。
 
 

3.伝えてなんぼ、動かしてなんぼ

よく『その件はメールに書いたじゃないですか』って言葉を耳にする事もあろうかと思いますが、弊社(に限らずと信じますが)CEOは特にメールなんぞ、ほとんど見ませんw 重要なDecisionが必要な案件があれば少なくともその相手にボールが投げこまれたよ、と認識してもらうまでは伝えていないのと全く一緒です。そして答えをもらうまで、ひたすら忘れずプッシュする……これは海外の取引先へのアプローチにも通ずるところがあります。 ”Without Push,Nothing Happens!”が私の海外販売会社時代からの座右の銘ですw
 
 

4.チャットやメールは、最新から読め

Mtgに連続して出席してたら戻って来ると未読チャットやメールが100を超える、って方も少なくないかと思います。その際、時系列で読んで返答してると、既にその問題は誰かが解決してくれていたり……とかはいい方で、どなたかの助け舟と微妙に意見がずれてて余計に混乱を巻き起こすなんてこともあります……わかっていれば、その方の意見に同意できるレベルであることも多々あるかと。 ですので、少し慣れるまでは違和感はありますが、チャットやメールを最新から読んでいれば、無用なToの返信を書く時間や、混乱を避けれる、ケースも多く効率が体感上数十%改善します!
 
 

5.自分が判断者 
6.自分のadditional Value  常に何か考える

上記5、6番目は鬼十則にも通じるところがありますが、言われたことをこなしているだけでは使われる人間から抜け出せないですし、楽しくないですよね。自分が責任者だとどう動くか、自分ならではの付加価値を常に加えるべく動いてると自然とビジネスを一段上から見れるようになれるはずw よく『ここに情報載ってます、目を通してください。』的なアプローチ散見されますが、どこのマネジメントも通常は部下の方の数十倍の情報量を処理されてる方がほとんどで、その方や周囲に向け、自分なりのポイントや懸念点の指摘、提案等を付加するのが、どれだけ周囲に自分の仕事の価値を高め影響力を高める事ができるか、気づけるかが次のステップへの一つの近道ではないかと考えます。
 
 

7.Audience想定

プレゼンテーションを行う時は当然として、普段のチャットとかのメッセージを書くときにでも、誰が読んでいるのか、誰にあてたメッセージか、Audienceを想定する事は、とても大切です。Keyの面々が背景をどれくらい共有してるかのレベルによって、1〜2行で完璧に伝わる場合もあれば、4〜5行必須な場合がありますよね。

この認識甘い人結構いるように感じます。 あるFact共有がToの人しかされてないにも関わらず、重要な話を、そのチャットやメールに入ってる他の数名が理解しきれない、必ず質問がでるような書き方で書いてしまう……そうするとその他数名が同時に質問メール投げたり、チャットの履歴を遡ることになってしまいます。こういう目に見えにくいロスを引き起こしてる認識を肌で実感できる人はTeamで仕事する際、評価が上がっていき、そうでない人はいつまでたっても押し付け仕事から逃れられないということも。事務系ってそういう厳しさはありますよね。
 
 

8.質問想定

上と似てますが、プレゼンや文章を書いてるとAudienceからどういう疑問が挙がり得るかって事を考えるようにすると仕事のレベルが上がっていくと思います。 これをちょいずるく使うと、相手へのプレゼンで、ちょいレベルの高い人ならこういうツッコミしそうだな、ってのをわざと隙を作っておいて、その場で数秒のロジックで考えをまとめたかのように反応すると相手側からの評価があがります。まあ、この想定を当てれるようになると、かなり自分のレベルが上がってきているって事ですが、それを上回る質問が来ることもままあるので、その時にうろたえ過ぎないように図太い神経を持つ事も大切ですね。
 
 

9.トータルチェック!(Excel等Dataは、小計や平均とか必要であれば必ずつける!)

最近Data・数量等をまとめてもらった際に合計値がないものや、およそ小計や平均値の欄作って確認していればミスInputすぐわかるだろう~w 的な資料をよく見るようになりました。PC操作が当たり前の時代になって(いや、もうPost PCの時代かw) むしろ Excel等の資料作成のいろは、なんぞは会社では教えてもらわない時代になってしまったのでしょうね。資料を作る際は必ず、横軸縦軸の小計とか平均値作ってCheckしていくと、その資料や数字が大枠で何を語ろうとしてるのか、何を検証しようとしてるための数字かが理解できるようになるはずです。ですので、是非試してみてください。
 
 

10. 70%で済ますべきモノは、必要以上の時間を割かない!!

この十箇条、実は色んな機会に様々な人に話す機会が数回あったのですが一番色んな偉い方からも共感を得られたのは、この10個目です。物事をDecisionしようとする時、マネジメントの方は部下に良く資料集め分析を依頼しますが、その項目を70%仕上げるのに要する時間を、仮に70分くらいの仕事があった場合、それを95%までの完成度に高めるのに必要な時間はリニアな95分ではなく、間違いなく180分前後かかったりします。 そして、95%までの精度まで仕上げるべき事項なんて、実際問題、経営の中で30〜40%あるかないかではないでしょうか。

こういう70%の内容で判断するべき事象は、それでマネジメントが決めて始めてしまい、後はTry&Errorで行いSpeed重視で決定して前へ進めていく企業が、強い企業であり、生き残っていくと思われます。しかし残念ながら多くの会社はほぼ全てに90%以上を要求し、Topは決断を後回しにしがちです。そのSpeed差で欧米や韓国中国に敗れ去っていった、っていうのが正直な私の実感です。 ですので、皆さん勇気をもって、70%でいい話は70%の情報で判断していきましょう! これを実践できる組織は必ず早くしたたかに動けるようになると信じています。
 
 
 

なんやら、ちょい真面目な話になり過ぎて、つまらぬ話になってしまいましたかもしれません。でも、Cerevoのビジネスは面白いですよ、毎日が新しい解決すべき事件勃発でw
我こそは、というGlobal志向、営業志向、経営志向の方のチャレンジ、いつもお待ちしています!