[12日目] 最近うちのチャットワーク運用はこんな感じ

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ごきげんよう、mhrです。魔法つかいが気になります。

アドベントカレンダー5日目の記事では、”ほぼすべての職種で共通して使うツールがメール、そしてチャット”ということでGmail活用術の紹介がありました。12日目の今日は後者、チャットでの効率化の話です。

Cerevoが利用しているのはチャットワークです。導入当初の様子は弊社CEOのインタビューをどうぞ。2012年6月の記事なので、この頃の人数は10人前後です。それが今や80人規模ですが、変わらず全メンバーで使い倒しています。ブラウザ上で動作する、フリープランがあるなど導入ハードルが低いので、社外の方に入っていただくこともあります。本稿ではスムーズなやり取りのために、社内で気をつけていることをご紹介していきます。

1. Icon, icon, icon and icon!

入社した人へのガイドの一番上に、「チャットワークのアイコンを設定せよ」と書いてあります。それぐらいアイコンは重要です。デフォルトアイコンのままだとCerevoでは人と見なされません。なぜそんなに重要か? ぱっと見てすぐ誰の発言かを把握するためです。それぐらい、と思うかもしれませんが、後々必ず効いてきます。アイコン未設定が3人も4人もいるチャットなんて想像したくもありません。

同様に、グループチャットのアイコンも重要です。チャット一覧にはおびただしい数が並ぶようになりますので、視認性は気を遣うべきものです。画像はできればちゃんと正方形にトリミングしてから設定してあげましょう。長方形の画像をそのまま入れてしまうと、PC画面ではつぶれた正方形に、手元の端末のAndroidアプリではつぶれない代わりに長辺が優先されるので妙に小さくなってます。

2. ToとReをちゃんと使う

Toを入れたら「○○さん」という冒頭の呼びかけはいりません。こんにちはもお疲れさまですも基本的には不要です。

chat-toall

全員Toというコピペが作られた

並び順も気にしない。適切な人を入れることこそが本質です。逆に言うと、自分の名前は最後の方にあるから関係ないと思わないでってことです。読んでほしいから入れてるんです。ほんとに関係ないなら返信でそう伝えましょう。

変な時間にスマホに通知されちゃうからとToを入れなかったり後回しにしたりする、これもダメです。なぜならチャットワークのアプリには「通知しない時間帯」という素晴らしい機能があるから。時差があっても! ちょっと夜遅くても! ターゲットがいるならなにも考えずにTo飛ばしましょう。考えることを減らすのは大事です。グループチャットが増えてくるとToのあるとこから読むようになったりします。話しかけたいならTo、絶対。

それからこれは基本的でありながらもっとも重要なことなんですが、返信機能をちゃんと使って返信しましょう。そうすれば「なにについての返信なのか」を省略できます。黄緑色のReの部分をクリックしたら返信元の発言が見られますし、なんならその発言の位置までジャンプできること、もちろんご存知ですよね。

3. あるものは使う

right-top

だいたい「○○の部屋の右上」で通じる

この赤枠の部分。正式にはチャットの概要っていうみたいなんですが、ここ、めっちゃ便利です。リンク貼れるし画像も貼れるし、[info]タグとかも使えます。特定の製品についてのチャットだと、よく仕様書へのリンクが貼られています。あとは諸々の管理画面のログインURLとか。ここをいじるには管理者権限が必要なので、グループチャットを作るときは、なにか理由がない限り全員管理者にしておくのがオススメです。

地味だけどよく使うのがマイチャット。デフォルトで存在する、自分しかいないチャットです。これ覚えておかないとって思ったことをとりあえずコピペしたりして、メモ帳みたいに使えます。あと、ちょっと長めの発言したいときはここで下書きしたり。もうね、いくら送信がコンビネーションキーになってても、Shift+Enterなんて手癖で押しちゃうんですよこんだけ使ってると……マイチャット表示するショートカットキーください……。あ、ショートカットキー、使ってますか? ?押すと一覧が出ますよ。

最後にピン機能。これは使い方に好みが出そうですが、固定したチャットだけで画面が埋まるのは避けた方がいいかなーと思います。固定してないチャットの新着に気づきにくくなるので。私は今絶対返信しなきゃいけないチャットにだけ使っています。ピンと解除のショートカットキーください。あっ、あとスマホアプリのチャット一覧画面、チャットごとの縦幅狭くしてスクロールしなくてももっといっぱい見られるようにしてください……。

4. 便利に使う

ログを大量に遡っているとき、うっかり新着通知に釣られて他のチャットを開いてしまってスクロールやり直し! ということはありませんか。あんまないかな。そういうことが発生しそうなチャットは、たまにメッセージリンクを控えておくと楽です。

あれ、この人が使ってるこの装飾ってどうやるんだっけ? というときは、そのメッセージにマウスオーバー、リンクの横の…をクリックしてコピーを選ぶと原文が見られます。

画像をアップロードするならサムネイルの表示されるサイズにしておくと、いちいち開かなくても内容が把握できます。

5. まとめ

まだまだ色々あるのですが、共通するのは時間を無為に奪われないよう心がける、というところでしょうか。それでは、真のスピードアップを目指すCerevoの物語、今回はこの辺で。